Droppe til innhold

Fadderstyrehåndbok

Informasjon og verktøy for deg som sitter i et fadderstyre

Innhold

Hvem gjør hva?

Studiestartkoordinator/fadderukekoordinator ved OsloMet

Sentral studiestartkoordinator og fadderkoordinator er ansatt ved OsloMet i Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (avd. SK). De har det overordnede ansvaret for gjennomføring av studiestart, blant annet:

  • Assistere dere i fadderstyret med råd, retningslinjer, håndbok, maler, samt hjelper dere å komme kontakt med riktige personer
  • Bidra med innhold til fadderkursene som fadderstyrene arrangerer selv
  • Ta imot søknader for og tildele økonomisk støtte for arrangementer i regi av fadderstyrene
  • Lage felles søknadsskjema for å bli fadder
  • Bestille og betale for T-skjortene og andre faddergoder for faddere/fadderstyrer 
  • Gjennomføre fadder kick-off før studiestart
For studiestart høst 2018:

Studiestartkoordinator: Silje Christine Andersen

Fadderkoordinator: Jesper Haug Jørgensen

Fadderstyret

For å unngå skjev arbeidsfordeling, er det viktig å opprette et fadderstyre slik at arbeidsoppgavene kan fordeles jevnt.

Fadderstyret har ansvar for at fadderukene planlegges og gjennomføres i tråd med universitetets mål og forventninger, og utføre tilhørende oppgaver etter gitte frister, blant annet

  • Danne et nytt fadderstyre hver høst
  • Etablere kontakt med de ansvarlige tilsatte på hvert studieprogram
  • Rekruttere faddere (studiestartkoordinator i avd. SK lager påmeldingsskjema)
  • Planlegge og gjennomføre kursing av faddere i april/mai (fadderkoordinator assisterer)
  • Planlegge, gjennomføre og evaluere fadderuken(e) i august
  • Stille med edru dagsansvarlig(e) for hver dag i fadderuken
Roller innad i fadderstyret

Roller som er vanlig å ha i et fadderstyre er leder, nestleder, PR- og sponsoransvarlig, fadderansvarlig, arrangementsansvarlig,  økonomiansvarlig. I tillegg bør en av dere ha spesielt ansvar for internasjonale studenter.

Fadderstyretinget

Fadderstyretinget er ment som en møteplass hvor fadderstyrene kan utveksle ideer og gi råd til hverandre. Det er også her retningslinjer og kontrakter til fadderne blir laget sammen.

Lederen av fadderstyret sitter i fadderstyretinget. Med dette er man bindeledd mellom fadderforeningen og OsloMet sentralt, og plikter å stille på møter i fadderstyretinget. Lederen av fadderstyret får honorar for tiden de bruker i møter og på andre forhåndsavtalte oppgaver.

Tilsatte på hvert studieprogram

De har et spesielt ansvar for å ta imot nye studenter, og for opplegget på dagtid. Det er viktig å ta et møte med disse så tidlig som mulig for å sikre et godt samarbeid før og under studiestarten. Det er vanlig at disse spør dere om hjelp til en del av de obligatoriske aktivitetene. Se kontaktlista nederst for å finne ut hvem som er ansvarlig på studieprogrammene dere representerer

Oversikt over kontaktpersoner

Liste over kontaktpersoner på hvert studieprogram, OsloMet sentralt og andre fadderledere

(gå til toppen)

Fremdriftsplan

Se på fristene lenger nede på siden, og lag en grov prosjektplan med frister for ulike gjøremål som må gjennomføres. En prosjektplan bør inneholde hvordan og når mål skal oppnås, samt hvilke ressurser som brukes for å må målet. Her kan det være greit å lage et budsjett for prosjektet.

Bør tenke på:

  • Når skal faddere rekrutteres?
  • Når skal fadderkurset holdes?
  • Når må søknad om midler være gjort?
  • Når må lokaler, parker o.l bookes?
  • Når må innlevering av antall faddere og fadderstyremedlemmer leveres? (Med tanke på bestilling av faddergoder
  • Sponsorer?
  • Innkjøp av diverse utstyr?
  • Når skal fadderprogrammet være skissert?

(gå til toppen)

Program

Forslag til aktiviteter

Legg opp til et variert program og ha spesielt fokus på aktiviteter som

  • inkluderer studenter med ulike interesser, alder osv.
  • gjør det lett å bli enda bedre kjent i gruppene
  • er billige eller gratis
  • er på dagtid
  • er morsomme være med på!

og som

  • IKKE ekskluderer studenter med en spesifikk bakgrunn, alder, religion osv.
  • IKKE skaper forventninger om eller legger opp til at det drikkes mye

Lykkepromille.no har samlet mange forslag til morsomme aktiviteter.

Hvordan skal programmet se ut?

Her finner du mal for hvordan programmet skal se ut. Dette må leveres klart til rådgiver for studentkommunikasjon, Tonje Dahlbak, innen  31 mai.

MAL - Fadderprogram 

MAL - Fadderprogram Kjeller

(gå til toppen)

Hvordan søke sponsorer og midler

Det anbefales å være tidlig ute når fadderstyret skal søke om midler og annet fra sponsorer. Skriv i søknaden hvem dere er, hva dere ønsker og hva dere kan tilby sponsorene. Her gjelder det å bruke salgstriks og markedsføring i søknaden. Send også et budsjett sammen med søknaden – bedrifter vil gjerne vite hva pengene deres blir brukt på. Bruk gjerne eksempelet lenger nede på siden.

NB! Husk å ikke love noe som dere ikke kan holde! F.eks. kan dere ikke love at en sponsor skal få en stand på OsloMets område, eller at en sponsor skal kunne få snakke til alle de nye studentene i studiestarten.

Faddermidler fra OsloMet

Hvert fadderstyre kan også søke om midler fra OsloMet til gjennomføring av tiltak og arrangementer. Se retningslinjer og mal for søknad under. Søknaden sendes til fadderkoordinator innen 30. april.

Andre midler man kan søke om

Filer/maler

(gå til toppen)

Fadderrekruttering

Studiestart-/fadderukekoordinator lager felles påmeldingsskjema og hjelper fadderstyret med materiell for å rekruttere faddere på eget studieprogram/institutt/fakultet. Rekrutteringsperioden starter som regel i mars til april. Det er viktig at det rekrutteres nok faddere i hvert studieprogram slik at hver linje er representert. Her er det også viktig å rekruttere faddere til internasjonale fadderbarn.

Dette gjør studiestartskoordinator/fadderkoordinator

  • Lager felles påmeldingsskjema
  • Lager og publiserer info på  student.hioa.no, infoskjermer og OsloMets egne kanaler i sosiale medier
  • Sender e-post og/eller legger ut info på Fronter til alle studenter
  • Lager en flyer og/eller plakat som hvert fadderstyre kan dele ut

Dette må hvert fadderstyre gjøre

Det er dere selv som har ansvaret for å rekruttere faddere, men det er anbefalt at dere

  • Står på stand i byggene deres studenter holder til (husk å søke tillatelse)
  • Deler ut flyers og henger opp plakater
  • Drar på klassebesøk og informerer i pauser i forelesninger
  • Deler info på egne Facebook-grupper og andre kanaler
  • Kontakter studentrådene og får hjelp av dem og andre tillitsvalgte til å spre informasjon
  • Snakker med så mange som mulig!

Hvordan søker man om standtillatelse?
http://www.hioa.no/Kontakt-oss/Standvirksomhet-og-plakatoppheng

(gå til toppen)

Fadderkurs

Innhold for fadderkurs blir utarbeidet i fadderstyretinget. Det anbefales at kurs holdes minst to ganger slik at alle faddere får muligheten til å delta på minst ett av de, samt et oppsummeringskurs for de som ikke fikk deltatt på vårsemesteret. Alle fadderne skal delta på kurs – dette er obligatorisk for at de skal få lov til å fadder.

For å booke rom til kurs, si i fra til studiestart- eller fadderkoordinator, Dette må gjøres av en ansatt via KK-senteret. Videre er det lurt å få noen som er entusiastiske og flinke til å snakke i forsamlinger til å holde kurs. Budskapet skal bli hørt, og dette er vanskelig om fadderne synes kurset er tørt, ha derfor aktive øvelser som kan engasjere fadderne.

(gå til toppen)

Fadderkickoff og utdeling av faddergoder

Studiestart- og faddekoordinator har ansvaret for å bestille faddergoder. Deretter henter hvert styre dette ved avtale, som videre deler ut til fadderne før fadderkickoffet.

Målet med fadderkickoffet er at det skal være et startskudd for den kommende fadderukene. Denne dagen er kun for fadderne og blir arrangert av universitetet. Men det er de enkelte fadderstyrene som inviterer og tar seg av det sosiale etterpå. Dette kan gjøres sammen eller hver fakultet for seg.

(gå til toppen)

Viktige frister

  • Ha et nytt styre klart i løpet av høsten slik at alle kan starte tidlig med å planlegge semesterstart.
  • Fadderkurs bør holdes i mai og senest tidlig i juni før alle tar sommerferie. Gi studiestart- og fadderkoordinator datoer slik at vi også kan delta.
  • Søke om faddermidler fra OsloMet og SiO innen 30. april.
  • Levere ferdig fadderprogram innen 31. mai.
  • Evaluering, regnskap og kvittering skal leveres 1. oktober.
  • Tilbakeføre midler som ble gitt ut av OsloMet innen 1. desember.

(gå til toppen)

Evaluering av fadderuken

Etter fadderuken er det viktig at styret vurderer hva som var bra og dårlig med årets fadderuke. Dette danner et bedre grunnlag til neste års styre, slik at vi unngår at de kommer med blanke ark og må starte helt på nytt.

MAL – Evaluering av fadderuken (kommer)

(gå til toppen)

Bli en fadderforening!

Dere må opprette fadderstyret som en forening. Da får dere:

  • Videreføret arbeidet deres fra år til år
  • Mulighet til å søke midler fra Kulturstyret
  • Ha klare retningslinjer i form av lover og vedtekter, som bidrar til å styre fadderstyret i rett vei
  • Lage gode tradisjoner som kan etterlates til neste styre
  • Muligheter for gratis kurs og opplæring fra SiO
  • Bedriftskonto i banken (nødvendig for å få utbetalt faddermidler)

Mer info:

https://www.sio.no/foreninger/start-forening 
https://www.sio.no/foreninger/kurs

(gå til toppen)