Skip to Content

Rutiner for gjennomføring av skriftlig eksamen under tilsyn ved HiOA

Fastsatt av studiedirektøren 1. september 2013.

Definisjoner

Eksamensteamet: tilsatte ved Seksjon for eksamen og studieadministrative systemer (Sek. ES)

Eksamenskontoret: kontor bemannet av eksamensteamet.

Eksamensansvarlig: vakthavende ved eksamenskontoret iht. vaktplanen.

Eksamensansvarlig ved fakultet: studieadministrativt tilsatt ved fakultet med ansvar for eksamensadministrasjon.

1. Ansvars- og arbeidsfordeling for eksamensarbeidet mellom fakultet og eksamensteamet ved Sek. ES

1.1 Fakultetet har ansvar for at kandidatene meldes opp til ordinær eksamen via semesterregistrering (studenter med utdanningsplan) eller manuell oppmelding (videreutdanning/valgfag) innen én måned før eksamen. Fakultetet sørger for at studentene har mulighet til å melde seg opp til ny/utsatt-eksamen via Studentweb.

1.2 Sek. ES publiserer datoer for eksamener som de arrangerer senest ved semesterstart. Fakultetene publiserer datoer for eksamener som arrangeres av dem selv. Eksamensoppgaven leveres til eksamenskontoret senest to virkedager før eksamensdato. Fastsatt mal for HiOAs eksamensoppgaver skal brukes. Nødvendig informasjon om sensorene skal leveres eksamenskontoret senest på eksamensdagen.

1.3 Eksamensteamet pakker ferdig/sender eksamensbesvarelsene til sensorene innen neste arbeidsdag kl. 14. Dette forutsetter at fullstendig sensorinformasjonen foreligger innen fristen. Originalbesvarelser sendes intern sensor, ekstern sensor får gul kopi. Kopien må beholdes til fristen for begrunnelse og klage er utløpt, og makuleres deretter. Originalbesvarelsene returneres til eksamensansvarlig ved fakultetet. Øvrig ansvarsfordeling mellom fakultet og eksamensteamet ved Sek. ES behandles i årlige kontraktsmøter.

2. Faglærere

Med faglærere menes i denne sammenheng den/de som er ansvarlig for eller har hovedansvaret for et fag/emne/emnegruppe som det avholdes eksamen i.

2.1 Den/de aktuelle faglærer(e) har ansvar for at eksamensoppgave og ev. sensorveiledning blir utarbeidet innen den frist som eksamensansvarlig ved fakultet har fastsatt, samt at informasjon om tillatte hjelpemidler fremgår av eksamensoppgavens forside.

Hjelpemidler som pensumbøker og artikler mv. skal oppføres med fullstendige kildehenvisninger på selve eksamensoppgaven, det vil si navn på forfatter, årstall og tittel på publikasjonen/dokumentet og ved utdrag av en publikasjon, hvilken del det gjelder.

2.2 Faglærer skal være tilgjengelig for kontakt/tilkalling fra eksamenskontoret under hele eksamen. For å unngå at det oppstår formelle feil ved gjennomføringen av eksamen er det viktig at faglærer er tilgjengelig for spørsmål og kan bistå eksamensansvarlig slik at eventuelle misforståelser eller feil blir rettet opp raskt. Feil eller mangler ved for eksempel oppgaveteksten som ikke avklares tidsnok kan føre til at eksamen må gjennomføres på nytt. I løpet av den første timen av skriftlig eksamen under tilsyn kan ansvarlig faglærer komme inn i eksamenslokalet for en oppklaringsrunde. For resten av tiden har ikke faglærer adgang med mindre han/hun blir tilkalt. Oppstår det en situasjon som krever det, vil eksamensansvarlig ta kontakt med den aktuelle faglærer.

2.3 Dersom faglærer gir tilleggsopplysninger under eksamen som kan ha betydning for eksamensresultatet, skal disse meddeles samtlige eksamenskandidater.

2.4 Dersom det ikke er mulig for faglærer å være tilgjengelig under eksamen, må vedkommende sørge for vikar. Informasjon om dette gis til eksamensansvarlig ved fakultetet.

3. Eksamensinspektørenes arbeid

Det skilles mellom hovedinspektør, som har det overordnete ansvaret, og inspektør. Ved skriftlig eksamen under tilsyn har inspektørene ansvar for at den praktiske gjennomføringen av eksamen i eksamenslokalet skjer på en betryggende måte i tråd med HiOAs regler og bestemmelser.

3.1 Eksamensinspektørene plikter å gjøre seg kjent med gjeldende regelverk/forskrift og retningslinjer for eksamen. Inspektørene har taushetsplikt etter forvaltningsloven i forbindelse med eksamen.

3.2 Det skal være en hovedinspektør i hvert eksamenslokale. Normalt skal det til enhver tid være minst to inspektører til stede i lokalet.

3.3 Eksamensinspektørene møter iht. avtalt tid og sted før eksamen starter og skal være på plass i eksamenslokalet før kandidatene får adgang.

3.4 Aktiviteter som ikke vedrører inspektørarbeidet, som lesing, spising og liknende skal unngås. Inspektørene må holde seg i ro i lokalet, unngå å lage støy og unngå unødvendig samtale med hverandre. Eksamensinspektørene er høgskolens representanter. Det forventes derfor at de fremstår presentabelt og opptrer korrekt. Inspektørene må ta hensyn til eventuelle allergier kandidaten måtte ha (røyk/parfyme). Inspektørenes pauser må avklares med hovedinspektøren.

3.5 Inspektørene har ansvar for ro og orden og jevnlig lufting i eksamenslokalet. Hovedinspektøren anviser de øvrige inspektører plass i eksamenslokalet, og påser at eksamenskandidatene er plassert hensiktsmessig fra hverandre.

Inspektørene skal se til at kandidatene får plassert vesker og yttertøy etc. på anvist sted før eksamen starter. Mobiltelefon eller annet kommunikasjonsutstyr må være slått av under eksamen, og disse kan heller ikke bringes med til anvist plass (jf. Retningslinjer ved behandling av fusk/forsøk på fusk). Brudd på dette ansees som forsøk på fusk.

3.6 Hovedinspektørene sørger for kontroll av kandidatenes legitimasjon samtidig som de opplyser om kandidatnummer og påser at kandidatene signerer kandidatlisten. Kandidater som ikke kan legitimere seg skal ikke gis adgang til eksamen. I disse tilfeller og ellers ved tvil skal hovedinspektøren kontakte eksamensansvarlig som avgjør saken.

3.7 Inspektørene må sørge for at studentene ikke låner hjelpemidler av hverandre og ikke kommuniserer med hverandre. Ved eksamener der det er tillatte hjelpemidler er hovedinspektør pliktig til å gjøre seg kjent med hvilke hjelpemidler som er tillatt før oppstart av eksamen. Dersom hjelpemidlene ikke er oppført på eksamensoppgavens forside, skal eksamensansvarlig tilkalles. Dersom det anses mest forsvarlig kan det avtales at faglærere bistår ved kontroll av hjelpemidler.

Hovedinspektør skal før oppstart informere inspektørene om hvilke hjelpemidler som er tillatt på eksamen. Eksamensinspektørene skal ta stikkprøver av tillatte hjelpemidler for å sjekke at hjelpemidlene er av tillatt type og at de ikke inneholder ulovlige notater eller annet som ikke er tillatt. Dersom det oppstår mistanke om fusk eller forsøk på fusk under eksamen, er det inspektørens ansvar å varsle eksamensansvarlig umiddelbart om mistanken, jf. Retningslinjer for behandling av fusk eller forsøk på fusk til eksamen ved HiOA.

Oppdages det feil eller mangler ved et oppgavesett eller oppstår det andre uheldige forhold ved avviklingen av en eksamen, skal hovedinspektør eller en av eksamensinspektørene straks melde fra til eksamensansvarlig som vurderer hva som skal gjøres og iverksetter nødvendige tiltak.

3.8 Kladdeark og innføringsark utdeles samtidig med oppgaven. Det er ikke tillatt å bruke annet papir enn det utdelte.

3.9 Eksamenskandidater som møter etter at oppgaven er delt ut, kan gis adgang til eksamen dersom det ikke har gått mer enn 30 minutter og forsinkelsen skyldes forhold kandidaten selv ikke har kontroll over (jf. forskrift om studier og eksamen § 6-3)

3.10 Det er ikke tillatt å gå ut med flere enn to kandidater av gangen. Inspektøren skal hele tiden ha kontroll med kandidatene. Samtale mellom kandidat og inspektør er ikke tillatt hvis ikke kandidaten innleder til det. Inspektørene anviser hvilket toalett som skal benyttes. Inspektørene påser at det ikke finnes etterlatte besvarelser eller hjelpemidler på toalettene. Lengden på pausen skal være kortest mulig.

3.11 En av inspektørene bekjentgjør når det er en time igjen og når det er 15 minutter igjen av disponibel tid. Det gis ikke tillegg i tid for å avslutte arbeidet, dvs. for sidenummerering, stifting og sortering i bunker osv. Besvarelsen skal være klargjort ved eksamenstidens slutt.

3.12 Ved innlevering av eksamensbesvarelser blir kandidatene sittende på sin plass til alle papirer er levert. Inspektøren kontrollerer at

  • besvarelsen inneholder det antall ark kandidaten selv har anført
  • hvert ark er nummerert og påført rett kandidatnummer

Kandidaten skal deretter forlate eksamenslokalet.

3.13 En kandidat som blir syk under eksamen, må velge om hun/han vil trekke seg fra eksamen eller levere besvarelsen til sensur. Velger kandidaten å trekke seg, signeres skjema for trekk, og inspektøren skal minne om at legeerklæring må leveres innen fastsatt frist, jf. forskrift om studier og eksamen § 6-7. Dersom assistanse er påkrevet i forbindelse med sykdom, kontaktes eksamensansvarlig.

3.14 Hovedinspektøren påser at kandidaten signerer skjema for trekk dersom kandidaten avbryter eksamen uten å levere oppgavebesvarelsen (jf. forskrift)

3.15 Innleverte besvarelser skal ikke leveres tilbake til kandidaten uansett hvilken grunn som anføres.

3.16 Når eksamenstiden er ute, bringer hovedinspektøren straks samtlige besvarelser, sortert etter fag og stigende kandidatnummer, samt annet materiale til eksamensansvarlig.

4. Annet

4.1 Det kan fastsettes egne/avvikende rutiner for gjennomføring av eksamen ved studiested Kjeller.

4.2 Seksjonssjef ved Stu.ES kan gjøre endringer i rutiner.